Chấm công ngày nghỉ lễ là một nghiệp vụ quan trọng trong quản trị nhân sự, đòi hỏi sự chính xác để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Việc thực hiện đúng thủ tục không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn xây dựng môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách thức thực hiện, cùng ACC SOFT đồng hành giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả.
1. Cách chấm công ngày nghỉ lễ
Cách chấm công ngày nghỉ lễ về bản chất là quy trình ghi nhận, mã hóa và áp dụng các thuộc tính hệ số lương đặc thù đối với thời gian lao động hoặc nghỉ ngơi của nhân viên trong các ngày lễ được pháp luật quy định. Trong kiến trúc phần mềm quản trị nhân sự (HRM) hiện đại, các ngày nghỉ lễ được khai báo dưới dạng một lớp dữ liệu lịch đặc thù (Calendar/Holiday Matrix), liên kết trực tiếp với mô-đun quản lý ca (Shift Management) và mô-đun tính lương (Payroll Engine). Khi đến các ngày lễ đã thiết lập, hệ thống tự động gán các ký hiệu công ca tương ứng và kích hoạt các thuật toán nhân hệ số lương theo quy tắc được cấu hình sẵn.
Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm chuyên nghiệp phải đáp ứng tính linh hoạt cao để xử lý các trường hợp phức tạp như nghỉ bù, làm thêm giờ vào ngày lễ trùng ngày nghỉ hàng tuần hoặc làm việc ca đêm xuyên lễ. Việc mã hóa chính xác các tham số này giúp phần mềm tự động phân tách nguồn tiền chi trả giữa quỹ lương thời gian chuẩn và quỹ lương tăng ca, đồng thời xuất báo cáo chi tiết phục vụ cho công tác kiểm toán nội bộ và thanh tra lao động.
2. Các quy định hiện hành và hệ số lương khi thực hiện chấm công ngày nghỉ lễ
Việc áp dụng hệ số lương trong dịp lễ tết đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ luật Lao động hiện hành nhằm đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người lao động.
Theo quy định pháp luật, người lao động được nghỉ làm việc và hưởng nguyên 100% lương cơ bản trong các ngày lễ lớn như Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán, Ngày Chiến thắng 30/4, Ngày Quốc tế Lao động 1/5, Quốc khánh 2/9 và Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương. Khi nhân viên không đi làm vào các ngày này, phần mềm sẽ tự động gán ký hiệu nghỉ lễ (thường là "L" hoặc "HOL") và tính tròn 1 ngày công hưởng nguyên lương mà không trừ vào quỹ phép năm của nhân viên.
Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu tăng cường sản xuất hoặc đặc thù kinh doanh yêu cầu nhân viên phải làm việc vào ngày lễ, mức lương tính cho thời gian này sẽ được nhân theo hệ số luật định. Cụ thể, người lao động làm việc vào ngày lễ tết sẽ được hưởng ít nhất bằng 300% đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm (chưa bao gồm tiền lương ngày nghỉ lễ, tết đối với người lao động hưởng lương ngày). Nếu nhân viên tiếp tục làm thêm giờ vào ban đêm của ngày lễ, hệ số này sẽ tiếp tục được cộng thêm theo quy định làm đêm và làm thêm giờ, đòi hỏi phần mềm phải tự động tích hợp các công thức nhân dồn phức tạp một cách chính xác.
Xem thêm: Mẫu giải trình chấm công
3. Quy trình thiết lập và tự động hóa cách chấm công ngày nghỉ lễ trên phần mềm HRM
Để đưa quy định chấm công lễ tết vào vận hành thực tế một cách trơn tru, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước thiết lập bài bản trên hệ thống.
Bước 1: Khai báo danh mục ngày nghỉ lễ trên hệ thống quản trị. Bộ phận HR tiến hành truy cập vào mô-đun quản lý lịch làm việc của phần mềm, nhập danh sách các ngày nghỉ lễ chính thức trong năm theo quy định của Nhà nước và các ngày nghỉ riêng của doanh nghiệp (nếu có). Quản trị viên sẽ đánh dấu thuộc tính ngày lễ (Is_Holiday = True) cho các mốc thời gian này để phần mềm tự động ghi nhận trên toàn hệ thống.
Bước 2: Cấu hình quy tắc tính công và công thức lương cho ngày lễ. Nhân sự thiết lập các tham số toán học liên quan đến ngày lễ, quy định ký hiệu ghi nhận trên bảng công (ví dụ: L - nghỉ lễ hưởng lương, L_OT - làm việc ngày lễ). Đồng thời, cấu hình công thức tính đơn giá giờ làm việc nhân với hệ số 300% đối với các bản ghi điểm danh phát sinh trong khung giờ ngày lễ.
Bước 3: Ghi nhận dữ liệu điểm danh và tự động đối soát đơn từ. Vào các ngày nghỉ lễ, nếu nhân viên có đi làm và thực hiện điểm danh qua máy quẹt thẻ, máy quét khuôn mặt AI hoặc ứng dụng GPS, phần mềm sẽ tự động nhận diện và gán mã công làm việc ngày lễ. Trường hợp nhân viên được phân công trực lễ nhưng đăng ký nghỉ bù hoặc làm việc từ xa, đơn từ điện tử được duyệt trước đó sẽ tự động đè ký hiệu tương ứng vào bảng công.
Bước 4: Tổng hợp bảng công, gửi xác nhận và chuyển sang mô-đun tính lương. Kết thúc kỳ tính công, hệ thống tự động xuất bảng tổng hợp công chi tiết có phân tách rõ số ngày nghỉ lễ hưởng lương và số giờ làm thêm ngày lễ. Bảng công này được gửi cho nhân viên kiểm tra trực tuyến, sau khi xác nhận sẽ được khóa dữ liệu (Lock Data) và chuyển thẳng sang mô-đun Payroll để tự động tính toán số tiền thực nhận.
Xem thêm: Top phần mềm chấm công định vị
4. Câu hỏi thường gặp
Ngày nghỉ lễ trùng vào ngày nghỉ hàng tuần (Thứ Bảy hoặc Chủ Nhật) thì được chấm công và tính nghỉ bù như thế nào?
Theo quy định, nếu ngày nghỉ lễ trùng vào ngày nghỉ hàng tuần thì người lao động được nghỉ bù vào ngày làm việc kế tiếp. Trên phần mềm, ngày lễ trùng ngày nghỉ sẽ được gán ký hiệu nghỉ lễ "L", và ngày làm việc kế tiếp được chỉ định là ngày nghỉ bù "NB" vẫn hưởng 100% lương cơ bản.
Nhân viên đang trong thời gian thử việc thì có được chấm công hưởng nguyên lương vào ngày nghỉ lễ không?
Người lao động đang trong thời gian thử việc nếu kỳ thử việc bao gồm các ngày nghỉ lễ tết theo quy định của pháp luật thì vẫn được ghi nhận chấm công nghỉ lễ và hưởng nguyên mức lương thử việc đã thỏa thuận trong hợp đồng thử việc.
Làm thế nào để phần mềm tự động phân biệt giữa giờ làm việc ban ngày và giờ làm việc ban đêm trong ngày nghỉ lễ?
Các phần mềm HRM hiện đại được cấu hình sẵn khung giờ làm đêm (thường từ 22h đêm đến 6h sáng hôm sau). Khi nhân viên điểm danh trong khoảng thời gian này vào ngày lễ, thuật toán sẽ tự động cộng thêm 30% lương làm đêm và 20% lương làm thêm giờ ban đêm vào hệ số 300% của ngày lễ theo đúng quy định luật lao động.
Chấm công ngày nghỉ lễ là quy trình đòi hỏi sự chính xác, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và hoạt động quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Việc tuân thủ Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP giúp doanh nghiệp ghi nhận thời gian làm việc, nghỉ lễ và tính lương đúng quy định. Để tối ưu hóa quy trình này, doanh nghiệp có thể sử dụng giải pháp phần mềm quản lý nhân sự nhằm tự động hóa việc chấm công và hạn chế sai sót. Hãy liên hệ ACC SOFT ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
