Cách tính tiền lương đóng bảo hiểm xã hội chuẩn xác đóng vai trò cốt lõi giúp doanh nghiệp đảm bảo tính tuân thủ pháp luật, phòng ngừa rủi ro bị xử phạt hành chính và tối ưu hóa chi phí vận hành. Việc xác định đúng các khoản thu nhập phải đóng BHXH còn bảo vệ tối đa quyền lợi chính đáng cho người lao động. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết quy trình xác định và công thức tính toán này cùng ACC SOFT.
1. Căn cứ pháp lý và các khoản thu nhập tính đóng bảo hiểm xã hội
Để tính đúng tiền lương đóng bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về các khoản thu nhập bắt buộc phải tính đóng theo Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn.
Đối với người lao động đóng BHXH theo chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định, tiền lương tháng đóng BHXH bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được ghi nhận bằng mức tiền cụ thể cùng kỳ trả lương trong hợp đồng lao động.
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ các khoản tính đóng và không tính đóng. Các khoản như tiền thưởng sáng kiến, tiền ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, hỗ trợ nhà ở hoặc hỗ trợ khi có thân nhân qua đời không thuộc diện tính đóng BHXH. Việc xác định đúng ngay từ khi xây dựng hợp đồng và quy chế lương giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định và hạn chế rủi ro.
2. Cách tính tiền lương đóng bảo hiểm xã hội
Việc xác định và tính tiền lương đóng BHXH được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định tổng mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH
Căn cứ hợp đồng lao động và bảng lương, tổng hợp mức lương theo công việc hoặc chức danh, các khoản phụ cấp mang tính chất ổn định (phụ cấp chức vụ, thâm niên, khu vực…) và các khoản bổ sung khác được xác định bằng số tiền cố định hằng tháng.
Bước 2: Kiểm tra mức sàn và mức trần
Mức tiền lương tháng đóng BHXH không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng và không được vượt quá 20 lần mức lương cơ sở do Nhà nước quy định.
Bước 3: Áp dụng tỷ lệ trích nộp
Áp dụng tỷ lệ trích nộp BHXH bắt buộc hiện hành trên mức tiền lương đã xác định. Tỷ lệ BHXH là 25,5% (doanh nghiệp đóng 17,5%, người lao động đóng 8%). Nếu tính cả Bảo hiểm y tế (4,5%) và Bảo hiểm thất nghiệp (2%), tổng tỷ lệ là 32% (doanh nghiệp đóng 21,5%, người lao động đóng 10,5%).
Bước 4: Tính số tiền trích nộp thực tế
Nhân mức tiền lương đóng BHXH của từng người lao động với tỷ lệ tương ứng để xác định số tiền khấu trừ vào lương (phần người lao động) và số tiền doanh nghiệp phải đóng.
Xem thêm: Cách lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH
3. Ứng dụng phần mềm hỗ trợ tính và quản lý tiền lương đóng BHXH
Phần mềm kết nối dữ liệu giữa hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động và bảng lương. Khi thiết lập hợp đồng, hệ thống tự động phân loại các khoản tính đóng và không tính đóng BHXH theo quy chế của công ty.
Khi chạy bảng lương, phần mềm tự động kiểm tra mức sàn – trần, áp dụng đúng tỷ lệ trích nộp và tách riêng nghĩa vụ của người lao động cũng như doanh nghiệp.
Nhờ đó, bộ phận C&B giảm được phần lớn thao tác tính toán thủ công, dễ dàng xuất báo cáo tăng giảm BHXH theo mẫu quy định và gửi phiếu lương điện tử minh bạch cho người lao động.
Xem thêm: Top phần mềm chấm công định vị
4. Kiểm soát rủi ro và hạch toán chi phí liên quan đến BHXH
Phần tiền BHXH do doanh nghiệp đóng (17,5% BHXH hoặc 21,5% tổng các quỹ) được hạch toán vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp. Phần do người lao động đóng được khấu trừ vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
Nếu kê khai thiếu hoặc chậm nộp, doanh nghiệp phải chịu lãi chậm nộp và có thể bị xử phạt hành chính. Do đó, việc thường xuyên rà soát danh sách trích nộp và sử dụng phần mềm để cảnh báo biến động tiền lương đóng BHXH là biện pháp cần thiết để hạn chế rủi ro.
5. Câu hỏi thường gặp
Mức tiền lương tháng đóng BHXH tối đa hiện nay được quy định là bao nhiêu?
Mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc tối đa bằng 20 lần mức lương cơ sở do Chính phủ quy định tại thời điểm đóng. Trường hợp mức lương thực tế ghi trên hợp đồng của người lao động cao hơn mức trần này thì tiền lương đóng BHXH cũng chỉ tính bằng 20 lần mức lương cơ sở.
Khoản phụ cấp tiền ăn trưa, tiền xăng xe có phải tính đóng BHXH bắt buộc không?
Các khoản phụ cấp như tiền ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, tiền đi lại, tiền nhà ở không tính vào tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc, miễn là các khoản này được ghi thành mục riêng biệt trong hợp đồng lao động hoặc quy chế của công ty.
Người lao động thử việc có thuộc đối tượng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc không?
Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội, người làm việc theo hợp đồng lao động thử việc không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Doanh nghiệp chỉ có nghĩa vụ đóng BHXH khi người lao động giao kết hợp đồng lao động chính thức từ đủ 01 tháng trở lên.
Phần mềm quản lý tiền lương xử lý thế nào khi Nhà nước điều chỉnh mức lương cơ sở hoặc tỷ lệ đóng BHXH?
Các giải pháp phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương hiện đại được tích hợp tính năng tùy biến bảng tham số linh hoạt. Khi có sự thay đổi về chính sách pháp luật như điều chỉnh lương cơ sở hay thay đổi tỷ lệ trích đóng, quản trị viên chỉ cần cập nhật tham số trên giao diện hệ thống, phần mềm sẽ tự động áp dụng công thức mới cho các kỳ lương tiếp theo.
Cách tính tiền lương đóng bảo hiểm xã hội khi được chuẩn hóa quy trình và tự động hóa trên nền tảng công nghệ sẽ là giải pháp đắc lực giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị nhân sự và đảm bảo sự tuân thủ pháp luật tối đa. Để nhận tư vấn chuyên sâu về giải pháp phần mềm quản lý nhân sự - tính lương và bảo hiểm tự động, hãy liên hệ ACCSOFT ngay hôm nay.
