Cách tính tiền lương thử việc đúng chuẩn quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc minh bạch mà còn hạn chế tối đa các rủi ro tranh chấp lao động không đáng có. Việc xác định chính xác tỷ lệ thu nhập trong giai đoạn thử việc đóng vai trò then chốt trong công tác tối ưu hóa ngân sách tài chính nhân sự. Hãy cùng khám phá quy trình chuẩn hóa và giải pháp tự động hóa này cùng ACC SOFT.
1. Cơ sở pháp lý và nguyên tắc xác định thu nhập trong thời gian thử việc
Theo Điều 26 Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14), tiền lương của người lao động trong thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng ít nhất phải bằng 85% mức lương của công việc đó.
Mức lương làm căn cứ tính 85% là mức lương theo công việc hoặc chức danh mà người lao động sẽ được hưởng khi ký hợp đồng lao động chính thức (không bao gồm các khoản thưởng, phụ cấp không cố định). Mức lương này đồng thời phải bảo đảm không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định tại địa bàn doanh nghiệp hoạt động (theo Điều 90 Bộ luật Lao động 2019).
Về thời gian thử việc, Điều 25 Bộ luật Lao động 2019 quy định thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận căn cứ vào tính chất và mức độ phức tạp của công việc, nhưng chỉ được thử việc một lần đối với một công việc và không được vượt quá các giới hạn sau:
- Không quá 180 ngày đối với công việc của người quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật Quản lý, sử dụng vốn nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp;
- Không quá 60 ngày đối với công việc có chức danh nghề nghiệp cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên;
- Không quá 30 ngày đối với công việc có chức danh nghề nghiệp cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ;
- Không quá 06 ngày làm việc đối với công việc khác.
Việc thực hiện đúng các nguyên tắc trên là cơ sở để thiết lập công thức tính toán chuẩn hóa trên hệ thống quản trị nhân sự.
2. Cách tính tiền lương thử việc
Theo Điều 26 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương của người lao động trong thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng ít nhất phải bằng 85% mức lương của công việc đó. Để giúp bộ phận nhân sự và kế toán thực hiện chi trả minh bạch, dưới đây là hướng dẫn quy trình tính toán chi tiết cho từng trường hợp thực tế tại doanh nghiệp.
Quy trình tính lương thử việc tròn tháng
Bước 1: Xác định mức lương chính thức của vị trí công việc
Doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng thử việc hoặc thỏa thuận tuyển dụng để xác định mức lương chính thức 100% của vị trí công việc tương ứng (mức lương theo công việc hoặc chức danh sẽ áp dụng khi ký hợp đồng lao động chính thức).
Bước 2: Áp dụng tỷ lệ phần trăm lương thử việc theo thỏa thuận
Kế toán lấy mức lương chính thức nhân với tỷ lệ phần trăm thử việc đã thỏa thuận (tối thiểu là 85% theo Điều 26 Bộ luật Lao động 2019). Kết quả thu được chính là mức lương thử việc tháng của người lao động.
Bước 3: Tổng hợp tiền lương thử việc thực nhận
Nếu người lao động đi làm đủ số ngày công tiêu chuẩn trong tháng, khoản tiền lương thử việc thực nhận sẽ bằng mức lương thử việc tháng đã xác định ở Bước 2, cộng với các khoản phụ cấp (nếu có và được thỏa thuận trong hợp đồng thử việc).
Quy trình tính lương thử việc không tròn tháng
(Trường hợp bắt đầu hoặc kết thúc thử việc giữa tháng)
Bước 1: Xác định đơn giá tiền lương thử việc một ngày
Kế toán lấy mức lương thử việc tháng (đã nhân tỷ lệ ≥ 85%) chia cho tổng số ngày làm việc tiêu chuẩn trong tháng theo quy định nội bộ của doanh nghiệp (thường là 24 hoặc 26 ngày công).
Bước 2: Xác định số ngày công thực tế
Bộ phận chấm công kiểm tra bảng công, ghi nhận chính xác số ngày làm việc thực tế và số ngày nghỉ hưởng nguyên lương (nếu có) của nhân sự trong giai đoạn thử việc.
Bước 3: Tính tổng tiền lương thử việc theo ngày công thực tế
Kế toán lấy đơn giá tiền lương thử việc một ngày (Bước 1) nhân với tổng số ngày công thực tế (Bước 2) để xác định tổng thu nhập thử việc thực nhận của nhân sự.
Xem thêm: Cách lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH
3. Ứng dụng phần mềm trong tự động hóa tính lương thử việc
Việc áp dụng phần mềm quản lý nhân sự – tiền lương giúp doanh nghiệp tính toán chính xác, nhanh chóng và giảm thiểu sai sót khi xử lý lương thử việc theo quy định tại Điều 26 Bộ luật Lao động 2019.
Hệ thống phần mềm hiện đại kết nối dữ liệu từ các mô-đun tuyển dụng, hợp đồng và chấm công. Khi nhân sự mới được tiếp nhận, phần mềm tự động ghi nhận:
- Thời gian bắt đầu và kết thúc thử việc
- Tỷ lệ hưởng lương thử việc (tối thiểu 85% hoặc cao hơn theo thỏa thuận)
- Mức lương chính thức làm căn cứ tính toán
Đến kỳ tính lương, phần mềm tự động:
- Phân tách rõ khoảng thời gian thử việc và thời gian làm việc chính thức (nếu có chuyển tiếp trong cùng tháng)
- Áp dụng công thức chia ngày công lẻ khi không tròn tháng
- Tính toán đúng mức lương thử việc theo tỷ lệ đã thỏa thuận
- Xử lý các khoản phụ cấp (nếu có) theo cấu hình hợp đồng
Nhờ đó, bộ phận C&B cắt giảm đáng kể thời gian xử lý thủ công, đảm bảo tính chính xác và minh bạch khi chi trả lương thử việc cho người lao động.
Xem thêm: Top phần mềm chấm công định vị
4. Lưu ý về thuế TNCN và bảo hiểm xã hội khi tính lương thử việc
Khi tính và chi trả lương thử việc, doanh nghiệp cần lưu ý các nghĩa vụ liên quan đến thuế và bảo hiểm để đảm bảo chi phí hợp lệ và tránh rủi ro pháp lý.
Về bảo hiểm xã hội:
Theo quy định hiện hành, người lao động làm việc theo hợp đồng thử việc không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Do đó, trong thời gian thử việc, doanh nghiệp không phải trích nộp BHXH, BHYT, BHTN từ lương của người lao động và cũng không phải đóng phần nghĩa vụ của người sử dụng lao động.
Về thuế thu nhập cá nhân (TNCN):
- Trường hợp ký hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng lao động dưới 03 tháng, nếu mức trả thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên, doanh nghiệp phải khấu trừ thuế TNCN theo thuế suất 10% trước khi chi trả.
- Nếu người lao động chỉ có duy nhất nguồn thu nhập này và ước tính tổng thu nhập chịu thuế sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế, người lao động có thể làm cam kết theo mẫu quy định gửi doanh nghiệp để tạm thời chưa khấu trừ thuế TNCN.
Việc nắm rõ các quy định trên giúp doanh nghiệp tính toán chính xác số tiền thực nhận của người lao động trong thời gian thử việc và thực hiện đúng nghĩa vụ với cơ quan thuế.
5. Câu hỏi thường gặp
Mức lương thử việc thấp nhất theo quy định của pháp luật hiện hành là bao nhiêu?
Tiền lương trong thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng ít nhất phải bằng 85% mức lương của công việc đó và không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định tại địa bàn doanh nghiệp hoạt động.
Người lao động thử việc có được hưởng tiền lương làm thêm giờ (OT) không?
Có, nếu người lao động thử việc thực hiện làm thêm giờ theo yêu cầu của doanh nghiệp thì vẫn được hưởng tiền lương làm thêm giờ theo đúng quy định pháp luật (tối thiểu 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hằng tuần và 300% vào ngày lễ, tết).
Thời gian thử việc có được tính vào thâm niên để tính ngày nghỉ phép năm không?
Nếu người lao động sau khi thử việc đạt yêu cầu và ký hợp đồng lao động chính thức với doanh nghiệp thì thời gian thử việc sẽ được tính vào thời gian làm việc để tính số ngày nghỉ hằng năm (phép năm) theo quy định.
Phần mềm quản lý tiền lương xử lý như thế nào khi nhân sự chuyển từ thử việc sang chính thức giữa tháng?
Giải pháp phần mềm nhân sự - tính lương thông minh tự động chia tách bảng tính thành hai giai đoạn trong cùng một kỳ lương: giai đoạn thử việc (áp dụng tỷ lệ 85% và khấu trừ thuế 10%) và giai đoạn chính thức (áp dụng 100% lương, đóng BHXH và tính thuế lũy tiến), sau đó tổng hợp thành một phiếu lương hoàn chỉnh.
Cách tính tiền lương thử việc khi được triển khai chuẩn xác và tự động hóa trên giải pháp phần mềm hiện đại sẽ trở thành nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, tối ưu chi phí vận hành và đảm bảo tính tuân thủ pháp luật tuyệt đối. Hãy liên hệ ACCSOFT ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu về giải pháp phần mềm quản lý nhân sự - tính lương tự động và tối ưu nhất cho tổ chức của bạn.
