Thắc mắc trả lương bằng tiền mặt có được không? luôn là chủ đề nhận được sự quan tâm lớn từ cả doanh nghiệp lẫn người lao động trong công tác quản trị nhân sự hàng ngày. Việc lựa chọn hình thức chi trả thu nhập phù hợp không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn đảm bảo tính tuân thủ pháp luật tuyệt đối. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hành lang pháp lý và giải pháp quản lý chi trả lương tối ưu cùng ACC SOFT.
1. Hành lang pháp lý quy định về hình thức chi trả thu nhập cho người lao động
Theo quy định tại Điều 94 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động được trả lương cho người lao động theo một trong hai hình thức sau:
- Trả lương bằng tiền mặt
- Trả lương qua tài khoản cá nhân của người lao động mở tại ngân hàng.
Cả hai hình thức trên đều hợp pháp. Doanh nghiệp có quyền lựa chọn hình thức trả lương phù hợp với điều kiện thực tế, nhưng phải được thỏa thuận rõ ràng với người lao động và thể hiện trong hợp đồng lao động hoặc quy chế trả lương của công ty.
Trường hợp trả lương qua tài khoản ngân hàng, người sử dụng lao động phải chịu các loại phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương (không được trừ vào tiền lương của người lao động).
Việc nắm rõ quy định này giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình chi trả lương minh bạch, đầy đủ chứng từ và hạn chế rủi ro tranh chấp lao động.
2. Công ty trả lương bằng tiền mặt có được không?
Theo quy định tại Điều 94 Bộ luật Lao động năm 2019, doanh nghiệp được phép trả lương cho người lao động bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng. Do đó, việc trả lương bằng tiền mặt là hoàn toàn hợp pháp nếu hai bên đã thỏa thuận.
Ngoài ra, theo Điều 96 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ và đúng hạn cho người lao động. Khi chọn hình thức trả lương bằng tiền mặt, doanh nghiệp cần thực hiện đúng các nguyên tắc này và chuẩn bị đầy đủ chứng từ để đảm bảo tính minh bạch, đồng thời làm căn cứ hạch toán chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Quy trình trả lương bằng tiền mặt chuẩn thường gồm các bước sau:
Bước 1: Thỏa thuận và ghi nhận trong hợp đồng lao động
Hai bên thống nhất hình thức nhận lương bằng tiền mặt ngay từ đầu và ghi rõ trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng.
Bước 2: Lập bảng lương và phiếu chi
Bộ phận C&B lập bảng lương tổng hợp. Sau khi được phê duyệt, kế toán lập phiếu chi tiền mặt tương ứng với tổng số tiền lương thực nhận của những người lao động nhận tiền mặt.
Bước 3: Phát lương và ký nhận
Thủ quỹ phát lương trực tiếp. Người lao động kiểm đếm và ký xác nhận vào bảng thanh toán tiền lương hoặc phiếu chi. Đây là chứng từ quan trọng chứng minh doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ trả lương.
Bước 4: Lưu trữ chứng từ và hạch toán
Doanh nghiệp lưu giữ đầy đủ bộ chứng từ gồm: bảng chấm công, bảng lương có chữ ký của người lao động, phng nhất xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ trả lương.
Bước 4: Lưu trữ chứng từ kế toán và hạch toán chi phí hợp lệ.
Kế toán thu thập đầy đủ bộ chứng từ gồm bảng chấm công, bảng lương có chữ ký trực tiếp của nhân sự, phiếu chi tiền mặt và chứng từ khấu trừ thuế (nếu có). Bộ chứng từ này được lưu trữ cẩn thận để làm căn cứ hạch toán chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
3. Rủi ro và lưu ý khi trả lương bằng tiền mặt
Mặc dù pháp luật cho phép trả lương bằng tiền mặt, doanh nghiệp vẫn cần lưu ý một số vấn đề để tránh rủi ro pháp lý và vận hành.
Về hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp:
Khoản chi trả lương bằng tiền mặt vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN nếu đáp ứng đủ các điều kiện: có hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương và chứng từ chi tiền mặt có chữ ký xác nhận của người lao động. Việc thiếu chữ ký trực tiếp của người nhận lương là lý do phổ biến khiến cơ quan thuế loại trừ chi phí này.
Về rủi ro vận hành:
Trả lương bằng tiền mặt tiềm ẩn một số rủi ro như thất thoát tiền, nhầm lẫn khi kiểm đếm, tốn kém chi phí bảo quản và vận chuyển tiền mặt với số lượng lớn. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp đang chuyển dần sang hình thức chuyển khoản hoặc áp dụng kết hợp cả hai phương thức để tăng tính an toàn và chuyên nghiệp trong công tác quản trị tài chính.
Xem thêm: Cách tính tiền lương làm việc vào ban đêm
4. Hỗ trợ quản lý trả lương tiền mặt và chuyển khoản bằng phần mềm
Khi công ty áp dụng đồng thời cả trả lương bằng tiền mặt và chuyển khoản, việc theo dõi danh sách, lập chứng từ và đối soát dễ phát sinh sai sót nếu làm thủ công. Phần mềm quản lý nhân sự – tiền lương hiện nay giúp giải quyết vấn đề này khá hiệu quả.
Hệ thống cho phép thiết lập hình thức nhận lương riêng cho từng nhân viên. Khi tính lương, phần mềm tự động chia thành hai nhóm: nhóm nhận tiền mặt và nhóm nhận chuyển khoản. Với nhóm chuyển khoản, phần mềm xuất file theo định dạng của ngân hàng để chuyển lương hàng loạt. Với nhóm nhận tiền mặt, phần mềm tạo sẵn phiếu chi, bảng ký nhận và gửi phiếu lương điện tử để người lao động kiểm tra trước.
Việc ứng dụng phần mềm giúp giảm đáng kể thời gian xử lý, hạn chế nhầm lẫn và dễ dàng kết nối dữ liệu với phần mềm kế toán.
Xem thêm: Top phần mềm chấm công định vị
5. Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có quyền bắt buộc tất cả nhân viên phải mở tài khoản ngân hàng để nhận lương không?
Doanh nghiệp không được tự ý ép buộc mà phải dựa trên sự thỏa thuận bình đẳng với người lao động. Hình thức trả lương qua tài khoản hay tiền mặt phải được hai bên thống nhất và quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể.
Khi trả lương qua tài khoản ngân hàng thì chi phí mở tài khoản và phí chuyển tiền do ai chịu?
Theo quy định của Bộ luật Lao động, trường hợp trả lương qua tài khoản cá nhân của người lao động mở tại ngân hàng thì người sử dụng lao động phải trả các loại phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương.
Trả lương bằng tiền mặt có bị khống chế trần số tiền tối đa theo quy định tài chính không?
Quy định hiện hành về việc bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng chủ yếu áp dụng cho các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa các doanh nghiệp với nhau (giao dịch trên 20 triệu đồng). Đối với khoản chi trả tiền lương, tiền công cho cá nhân người lao động, pháp luật không quy định trần khống chế số tiền mặt tối đa.
Phần mềm quản lý tiền lương hỗ trợ theo dõi lịch sử thanh toán tiền mặt như thế nào?
Hệ thống phần mềm nhân sự - tính lương lưu trữ toàn bộ lịch sử chi trả lương theo từng kỳ thanh toán. Quản trị viên dễ dàng tra cứu, trích xuất báo cáo bóc tách chi tiết các khoản đã chi trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản theo từng mã nhân sự, giúp công tác kiểm toán nội bộ và giải trình thuế diễn ra nhanh chóng.
Trả lương bằng tiền mặt có được không? câu trả lời hoàn toàn là Có, miễn là doanh nghiệp tuân thủ đúng các thỏa thuận hợp đồng và thiết lập quy trình chứng từ minh bạch. Việc ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý nhân sự - tính lương tự động sẽ giúp tổ chức tối ưu hóa mọi hình thức chi trả, đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả vận hành. Để nhận tư vấn chuyên sâu về giải pháp phần mềm quản trị toàn diện, hãy liên hệ ACCSOFT ngay hôm na
