Tiền lương tính tăng ca có bao gồm phụ cấp là vấn đề cốt lõi mà bộ phận nhân sự và kế toán toán doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo tính chính xác, tuân thủ đúng Bộ luật Lao động. Hãy cùng ACC SOFT tìm hiểu chi tiết về quy định tính lương tăng ca kèm phụ cấp chuẩn xác nhất hiện nay.
1. Quy định pháp luật hiện hành về tiền lương làm thêm giờ
Căn cứ theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 55 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người lao động làm thêm giờ được trả lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm.
Mức tiền lương làm thêm giờ được xác định cụ thể theo từng mốc thời gian: ít nhất bằng 150% vào ngày thường, ít nhất bằng 200% vào ngày nghỉ hằng tuần, và ít nhất bằng 300% vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương đối với người lao động hưởng lương theo ngày. Trường hợp người lao động làm việc vào ban đêm thì được trả thêm ít nhất 30% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc của ngày làm việc bình thường.
Nếu làm thêm giờ vào ban đêm, người lao động còn được trả thêm 20% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc làm vào ban ngày của ngày làm việc bình thường hoặc của ngày nghỉ hằng tuần hoặc của ngày nghỉ lễ, tết.
Việc nắm rõ các tỷ lệ phần trăm này là cơ sở quan trọng để các lập trình viên cấu hình thuật toán tính toán tiền lương chính xác trên hệ thống quản trị nhân sự ERP hay phần mềm tính lương chuyên dụng.
2. Tiền lương tính tăng ca có bao gồm phụ cấp không?
Theo điểm a khoản 1 Điều 55 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, tiền lương giờ thực trả của công việc đang làm vào ngày làm việc bình thường (làm căn cứ tính tiền lương làm thêm giờ) được xác định bằng:
Tiền lương thực trả của công việc đang làm của tháng hoặc tuần hoặc ngày mà người lao động làm thêm giờ chia cho tổng số giờ thực tế làm việc tương ứng trong tháng hoặc tuần hoặc ngày đó.
Các khoản không được tính vào tiền lương thực trả (không đưa vào công thức tính lương tăng ca) bao gồm:
- Tiền lương làm thêm giờ;
- Tiền lương trả thêm khi làm việc vào ban đêm;
- Tiền lương của ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương theo quy định của Bộ luật Lao động;
- Tiền thưởng theo quy định tại Điều 104 Bộ luật Lao động và tiền thưởng sáng kiến;
- Tiền ăn giữa ca;
- Các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ;
- Hỗ trợ khi có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, bệnh nghề nghiệp;
- Các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác không liên quan đến việc thực hiện công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động.
Như vậy, tiền lương tính tăng ca có bao gồm các khoản phụ cấp lương mang tính chất cố định, được trả thường xuyên cùng kỳ lương hàng tháng và liên quan trực tiếp đến công việc hoặc chức danh (như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ, phụ cấp nặng nhọc độc hại… nếu đã được thỏa thuận trong hợp đồng lao động). Các khoản phúc lợi, hỗ trợ mang tính chất không thường xuyên hoặc không liên quan đến công việc thì không được tính vào căn cứ tính lương làm thêm giờ.
Xem thêm: Top phần mềm chấm công định vị
3. Quy trình 4 bước tự động hóa tính lương tăng ca chuẩn xác trên phần mềm
Để xử lý khối lượng dữ liệu chấm công và phụ cấp phức tạp, doanh nghiệp nên triển khai quy trình tự động hóa tính lương qua các bước chuẩn hóa dưới đây.
Bước 1: Khởi tạo và thiết lập danh mục phụ cấp trên hệ thống phần mềm.
Trong bước này, bộ phận quản trị hệ thống sẽ tiến hành cấu hình toàn bộ các khoản phụ cấp hiện có tại doanh nghiệp vào cơ sở dữ liệu. Cụ thể, mỗi loại phụ cấp sẽ được gán các thuộc tính kỹ thuật rõ ràng như: Phụ cấp chức vụ, Phụ cấp trách nhiệm, Phụ cấp thâm niên (thuộc nhóm có tính lương tăng ca) hoặc Phụ cấp ăn trưa, Hỗ trợ xăng xe (thuộc nhóm không tính lương tăng ca). Việc gắn cờ (flag) chính xác cho từng biến số phụ cấp giúp thuật toán phân loại dữ liệu đầu vào tự động mà không cần sự can thiệp thủ công từ nhân sự.
Bước 2: Đồng bộ dữ liệu chấm công thực tế và phê duyệt đơn làm thêm giờ.
Hệ thống tự động ghi nhận dữ liệu thời gian làm việc từ thiết bị điểm danh như máy chấm công vân tay, khuôn mặt hoặc ứng dụng di động. Khi có phát sinh ca làm thêm, dữ liệu đơn đăng ký tăng ca đã được cấp quản lý phê duyệt trực tuyến sẽ tự động đối soát với thời gian quẹt thẻ thực tế. Phần mềm sẽ lọc ra chính xác số giờ làm thêm theo từng khung thời gian cụ thể: giờ tăng ca ngày thường, giờ tăng ca ngày nghỉ cuối tuần, giờ tăng ca ngày lễ tết và khung giờ làm việc ban đêm.
Bước 3: Thực thi thuật toán tính toán tự động tiền lương tăng ca kèm phụ cấp.
Khi dữ liệu chấm công và danh mục phụ cấp đã được chuẩn hóa, phân hệ tiền lương sẽ kích hoạt công thức tính toán. Thuật toán lấy mức lương chính cộng với tổng các khoản phụ cấp thuộc diện tính tăng ca, chia cho số ngày làm việc bình thường trong tháng và số giờ làm việc bình thường trong ngày để ra đơn giá lương giờ căn bản. Sau đó, hệ thống nhân đơn giá này với hệ số tăng ca tương ứng (150%, 200%, 300%) và tổng số giờ làm thêm thực tế của từng nhân sự.
Bước 4: Kiểm tra, xuất báo cáo đối soát và gửi phiếu lương tự động.
Sau khi máy tính thực thi xong các phép toán, cán bộ nhân sự tiến hành kiểm tra tổng quan bảng lương thông qua màn hình dashboard đối soát. Hệ thống hỗ trợ phát hiện các điểm bất thường như số giờ tăng ca vượt trần quy định hoặc biến động lương đột biến. Khi bảng lương được phê duyệt, phần mềm sẽ tự động xuất phiếu lương chi tiết (payslip) gửi đến email hoặc tài khoản ứng dụng cá nhân của từng người lao động, đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong từng khoản phụ cấp và tiền tăng ca.
Xem thêm: Quy định chấm công cho doanh nghiệp
4. Giải pháp quản lý và tối ưu chi phí làm thêm giờ cho doanh nghiệp
Việc tính toán tiền lương tăng ca và phụ cấp bằng phương pháp thủ công trên file Excel thường ẩn chứa nhiều rủi ro như sai lệch công thức, nhầm lẫn giữa các khoản phụ cấp hoặc mất quá nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu cuối tháng.
Kiến trúc phần mềm quản trị nhân sự hiện đại được thiết kế theo hướng linh hoạt, cho phép doanh nghiệp tùy biến công thức tính lương theo từng sự thay đổi của chính sách pháp luật hoặc quy định nội bộ. Sự tích hợp liền mạch giữa mô-đun chấm công, mô-đun quản lý hợp đồng và mô-đun tiền lương giúp dữ liệu chảy tự động xuyên suốt hệ thống, triệt tiêu hoàn toàn sai sót do con người gây ra.
Bên cạnh đó, phần mềm còn cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu trực quan giúp ban lãnh đạo theo dõi hạn mức tăng ca của từng phòng ban theo thời gian thực. Việc kiểm soát khung trần làm thêm giờ không quá 40 giờ/tháng và không quá 200 giờ/năm (hoặc 300 giờ/năm đối với một số ngành nghề đặc thù) giúp doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt Luật Lao động, tránh các khoản phạt hành chính không đáng có. Công nghệ chính là chìa khóa để chuyển đổi công tác quản trị nhân sự từ hành chính thuần túy sang quản trị chiến lược, tối ưu hóa chi phí vận hành cho doanh nghiệp.
5. Các câu hỏi thường gặp về tiền lương tăng ca và phụ cấp
Dưới đây là tổng hợp các thắc mắc phổ biến nhất của doanh nghiệp và người lao động liên quan đến vấn đề phụ cấp và tiền lương làm thêm giờ.
Phụ cấp tiền ăn trưa và tiền xăng xe có được tính vào tiền lương tăng ca không?
Các khoản phụ cấp tiền ăn giữa ca và hỗ trợ xăng xe không tính vào căn cứ tiền lương làm thêm giờ theo quy định tại Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH. Phần mềm nhân sự sẽ tự động bóc tách các khoản này ra khỏi công thức tính tiền tăng ca.
Làm thêm giờ vào ban đêm ngày lễ tết thì được hưởng mức lương như thế nào?
Người lao động làm thêm giờ vào ban đêm ngày lễ tết được hưởng ít nhất 390% tiền lương tính theo đơn giá bài bản. Hệ thống tính lương tự động sẽ áp dụng hệ số tổng hợp gồm 300% lương lễ, 30% lương đêm và 60% lương tăng ca đêm lễ.
Doanh nghiệp có thể tự quy định các khoản phụ cấp tính tăng ca cao hơn luật không?
Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền quy định các chính sách đãi ngộ có lợi hơn cho người lao động so với quy định của pháp luật. Khi đó, cán bộ quản trị chỉ cần cập nhật lại công thức và quy tắc tính toán trên phần mềm để áp dụng nhất quán.
Làm thế nào để xử lý việc tính lương tăng ca cho nhân sự làm việc theo ca kíp phức tạp?
Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự có tính năng xếp ca tự động và linh hoạt. Hệ thống sẽ căn cứ vào ca làm việc thực tế được phân công để áp đúng công thức tính phụ cấp và tiền làm thêm giờ cho từng nhân sự.
Tiền lương tính tăng ca có bao gồm phụ cấp áp dụng đúng công thức tính toán trên phần mềm quản lý nhân sự, trước hết doanh nghiệp cần nắm vững các căn cứ pháp lý cốt lõi về tiền lương làm thêm giờ. Để nhận tư vấn chuyên sâu và trải nghiệm phần mềm quản trị nhân sự tối ưu nhất, hãy liên hệ ACCSOFT.
