Nắm vững Cách tính tiền lương phép năm giúp bộ phận nhân sự và kế toán thanh toán chính xác chế độ cho người lao động, đồng thời đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt Bộ luật Lao động. Việc quản lý và quy đổi quỹ thời gian nghỉ phép chưa sử dụng thành tiền không chỉ giúp minh bạch chính sách đãi ngộ mà còn tối ưu hóa chi phí vận hành. Hãy cùng khám phá quy trình chuẩn hóa và giải pháp tự động hóa này cùng ACC SOFT.
1. Cơ sở pháp lý về quyền nghỉ hằng năm và thanh toán tiền phép chưa nghỉ
Theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động như sau:
- 12 ngày làm việc đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường;
- 14 ngày làm việc đối với người lao động chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;
- 16 ngày làm việc đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
Người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng thì số ngày nghỉ hằng năm được tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc.
Theo Điều 114 Bộ luật Lao động 2019, cứ đủ 05 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm được tăng thêm tương ứng 01 ngày.
Theo khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, trường hợp do thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.
2. Cách tính tiền lương phép năm còn lại
Theo khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, trường hợp do thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.
Theo khoản 3 Điều 67 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, tiền lương làm căn cứ trả cho những ngày chưa nghỉ hằng năm là tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề tháng người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm.
Cách xác định số tiền thanh toán:
- Xác định số ngày nghỉ hằng năm còn lại chưa sử dụng (tổng số ngày nghỉ hằng năm được hưởng theo Điều 113 và Điều 114 Bộ luật Lao động 2019 trừ đi số ngày đã nghỉ thực tế).
- Lấy tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề tháng thôi việc/mất việc làm chia cho số ngày làm việc bình thường trong tháng theo quy định của doanh nghiệp để ra tiền lương một ngày.
- Nhân tiền lương một ngày với số ngày nghỉ hằng năm còn lại chưa sử dụng để ra tổng số tiền phải thanh toán.
Xem thêm: Top phần mềm chấm công định vị
3.Lưu ý khi thanh toán tiền lương cho những ngày nghỉ hằng năm chưa nghỉ
Khi thanh toán tiền lương cho những ngày nghỉ hằng năm chưa nghỉ theo khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 3 Điều 67 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Chỉ áp dụng trong trường hợp người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm. Người lao động đang làm việc bình thường không được thanh toán bằng tiền cho những ngày phép chưa sử dụng.
- Tiền lương làm căn cứ tính là tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề tháng thôi việc hoặc mất việc làm.
- Số ngày nghỉ hằng năm còn lại được xác định bằng tổng số ngày nghỉ hằng năm được hưởng (theo Điều 113 và Điều 114 Bộ luật Lao động 2019) trừ đi số ngày đã nghỉ thực tế.
Xem thêm: Tiền lương tính tăng ca có bao gồm phụ cấp không?
4. Chính sách thuế và bảo hiểm đối với tiền thanh toán phép năm còn lại
Quản trị hiệu quả khoản chi trả tiền phép năm còn lại đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Khoản tiền thanh toán cho những ngày nghỉ hằng năm chưa nghỉ thuộc thu nhập từ tiền lương, tiền công và phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động trong kỳ thanh toán.
Bảo hiểm xã hội: Khoản tiền này không dùng làm căn cứ tính đóng BHXH, BHYT, BHTN.
Chi phí doanh nghiệp: Toàn bộ khoản chi trả đúng quy định được hạch toán là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
5. Câu hỏi thường gặp
Người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng thì số ngày phép năm được tính như thế nào?
Trường hợp làm việc chưa đủ 12 tháng, số ngày nghỉ hằng năm được tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc. Công thức tính bằng lấy số ngày nghỉ hằng năm cộng với số ngày được tăng thêm theo thâm niên (nếu có), chia cho 12 tháng rồi nhân với số tháng làm việc thực tế trong năm.
Doanh nghiệp có bắt buộc phải trả tiền cho những ngày phép chưa nghỉ nếu người lao động vẫn đang làm việc không?
Theo quy định của Bộ luật Lao động hiện hành, việc thanh toán tiền cho những ngày chưa nghỉ phép chỉ bắt buộc áp dụng đối với trường hợp người lao động do thôi việc hoặc mất việc làm. Nếu người lao động vẫn đang làm việc, doanh nghiệp khuyến khích người lao động nghỉ hết phép hoặc thỏa thuận chuyển số ngày phép chưa nghỉ sang năm sau theo quy chế công ty.
Khoản tiền trả cho ngày phép chưa nghỉ có phải tính đóng bảo hiểm xã hội không?
Khoản tiền chi trả cho những ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng khi người lao động thôi việc không thuộc danh mục tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội. Do đó, doanh nghiệp và người lao động không phải thực hiện trích nộp các khoản BHXH, BHYT, BHTN trên khoản tiền phép tồn này.
Phần mềm quản lý nhân sự xử lý quy tắc làm tròn ngày phép lẻ như thế nào?
Giải pháp phần mềm nhân sự - tính lương hiện đại được tích hợp linh hoạt các quy tắc làm tròn theo chính sách riêng của từng doanh nghiệp hoặc theo quy định pháp luật. Nếu kết quả tính số ngày phép ra số thập phân, hệ thống có thể tự động làm tròn từ 0,5 trở lên thành 1 ngày hoặc giữ nguyên chữ số thập phân để tính toán tiền chi trả chính xác đến từng lẻ ngày.
Người lao động có thể tự theo dõi quỹ phép năm của mình trên phần mềm không?
Thông qua ứng dụng di động dành cho nhân viên (Self-Service), người lao động dễ dàng tra cứu chi tiết tổng số ngày phép năm được hưởng, số ngày đã nghỉ, số ngày đang chờ duyệt và số ngày phép tồn còn lại. Việc công khai minh bạch dữ liệu này giúp gia tăng niềm tin của nhân sự và giảm bớt áp lực giải đáp thắc mắc cho bộ phận C&B.
Cách tính tiền lương phép năm chuẩn xác và minh bạch là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả quản trị tài nguyên con người và đảm bảo tính tuân thủ pháp luật tối đa cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ ACCSOFT ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu về giải pháp phần mềm quản lý nhân sự - tính lương tự động và tối ưu nhất cho tổ chức của bạn.
