Lương cơ bản là gì và mức quy định tối thiểu theo pháp luật hiện hành ra sao luôn là nền tảng cốt lõi giúp các doanh nghiệp xây dựng thang bảng lương hợp pháp, tối ưu chi phí vận hành và bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động. Việc hiểu rõ bản chất khoản thu nhập cố định này giúp bộ phận C&B và kế toán thực hiện công tác hạch toán chi phí nhân sự minh bạch, chính xác. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết các quy định pháp lý và giải pháp tự động hóa bài toán này cùng ACC SOFT.
1. Lương cơ bản là gì?
Lương cơ bản là mức lương thấp nhất mà người lao động có thể nhận được khi làm việc trong một doanh nghiệp hoặc cơ quan, tổ chức, chưa bao gồm các khoản tiền thưởng, phụ cấp lương, tiền làm thêm giờ hay các khoản hỗ trợ phi tiền lương khác. Khái niệm này mang tính chất nền tảng, phản ánh mức định giá sức lao động tối thiểu cho một vị trí công việc hoặc chức danh cụ thể theo thỏa thuận giữa hai bên.
Cần lưu ý rằng trong văn bản pháp luật hiện hành không có quy định riêng định nghĩa thuật ngữ "lương cơ bản". Đối với khu vực doanh nghiệp ngoài nhà nước, khoản thu nhập này do người sử dụng lao động tự thỏa thuận với người lao động nhưng không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định. Trong khi đó, đối với khu vực cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, khoản thu nhập này được tính dựa trên mức lương cơ sở nhân với hệ số lương tương ứng theo ngạch bậc.
Khác với tổng thu nhập (lương Gross/Net), khoản thu nhập nền tảng này đóng vai trò là căn cứ trực tiếp để trích nộp các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và làm gốc để tính tiền lương làm thêm giờ (OT), tiền lương làm đêm hoặc tiền lương trả cho những ngày nghỉ phép hằng năm hưởng nguyên lương.
2. Phân biệt lương cơ bản và các khoản thu nhập khác
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa lương cơ bản với tổng thu nhập hàng tháng. Thực tế, lương cơ bản chỉ là một phần trong tổng thu nhập của người lao động.
Tổng thu nhập thường bao gồm:
- Lương cơ bản
- Các khoản phụ cấp (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp đi lại…)
- Thưởng hiệu suất, thưởng doanh số, thưởng tháng 13
- Các khoản hỗ trợ khác theo quy chế công ty
Điểm khác biệt quan trọng là chỉ có lương cơ bản và một số khoản phụ cấp nhất định mới được dùng làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội và tính các chế độ theo luật định. Các khoản thưởng và hỗ trợ không cố định thường không được tính vào mức đóng bảo hiểm.
Việc phân biệt rõ ràng giúp doanh nghiệp xây dựng bảng lương minh bạch, đồng thời giúp người lao động hiểu đúng quyền lợi của mình.
3. Quy trình từng bước xây dựng và điều chỉnh thang bảng lương doanh nghiệp
Áp dụng quy trình rà soát và thiết lập thang bảng lương theo các bước tiêu chuẩn giúp doanh nghiệp đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và tối ưu ngân sách.
Bước 1: Thu thập thông tin mức lương tối thiểu vùng và quy định pháp luật mới nhất.
Định kỳ khi Nhà nước ban hành nghị định mới về mức lương tối thiểu vùng, bộ phận C&B tiến hành thu thập, cập nhật các thông số pháp lý áp dụng cho địa bàn doanh nghiệp đang hoạt động để làm căn cứ điều chỉnh.
Bước 2: Phân tích giá trị công việc, xếp ngạch bậc và thiết lập khoảng lương.
Bộ phận nhân sự tiến hành đánh giá độ phức tạp, yêu cầu trình độ chuyên môn của từng vị trí chức danh trong công ty, từ đó xây dựng hệ thống ngạch bậc lương với mức khởi điểm không được thấp hơn lương tối thiểu vùng.
Bước 3: Lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động và ban hành quy chế.
Doanh nghiệp tổ chức tham khảo ý kiến của Công đoàn cơ sở (nếu có), hoàn thiện bảng quy chế trả lương, tham khảo ý kiến người lao động và ban hành công khai tại nơi làm việc trước khi chính thức áp dụng.
Bước 4: Cập nhật hợp đồng lao động, cấu hình hệ thống và thực hiện chi trả.
Kế toán và nhân sự tiến hành ký phụ lục hợp đồng lao động đối với các trường hợp điều chỉnh, cập nhật con số mới vào hệ thống phần mềm tính lương và thực hiện chi trả theo đúng kỳ thanh toán.
Xem thêm: Mẫu đơn xin ứng lương
4. Ứng dụng phần mềm trong quản lý lương cơ bản
Phần mềm cho phép thiết lập và lưu trữ mức lương cơ bản của từng người lao động ngay từ khi ký hợp đồng. Hệ thống tự động kiểm tra để đảm bảo mức lương cơ bản không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định hiện hành.
Khi tính lương hàng tháng, phần mềm tự động lấy mức lương cơ bản làm căn cứ để:
- Tính các khoản bảo hiểm bắt buộc
- Tính tiền làm thêm giờ, làm đêm, ngày lễ
- Tính thuế thu nhập cá nhân
- Tính các chế độ trợ cấp khi chấm dứt hợp đồng lao động
Nhờ đó, doanh nghiệp vừa tuân thủ đúng quy định pháp luật về lương cơ bản, vừa giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý cho bộ phận nhân sự và kế toán.
Xem thêm: Top phần mềm chấm công định vị
5. Câu hỏi thường gặp
Mức lương cơ bản của doanh nghiệp ngoài nhà nước có được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng không?
Mức lương thỏa thuận ghi trên hợp đồng lao động của người lao động làm công việc đơn giản nhất trong điều kiện lao động bình thường tuyệt đối không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định tại địa bàn hoạt động.
Sự khác nhau cơ bản giữa lương cơ bản và lương cơ sở là gì?
Lương cơ bản là mức lương thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động (không thấp hơn lương tối thiểu vùng); trong khi lương cơ sở là mức tiền cố định do Nhà nước quy định dùng làm căn cứ tính lương, phụ cấp cho cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang.
Khoản tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc có phải chính là lương cơ bản không?
Tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc bao gồm mức lương (lương cơ bản), phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được xác định mức tiền cụ thể cùng với kỳ trả lương ghi trong hợp đồng lao động.
Phần mềm quản lý tiền lương hỗ trợ cập nhật mức lương tối thiểu vùng hàng loạt như thế nào?
Giải pháp phần mềm nhân sự hiện đại tích hợp tính năng cập nhật bảng tham số linh hoạt. Quản trị viên chỉ cần nhập mức lương tối thiểu vùng mới, phần mềm sẽ tự động quét danh sách nhân sự có mức lương cũ dưới chuẩn để xuất báo cáo đề xuất điều chỉnh và tạo phụ lục hợp đồng hàng loạt.
Lương cơ bản là gì và các quy định pháp lý liên quan khi được chuẩn hóa quy trình và quản lý tự động trên giải pháp phần mềm hiện đại sẽ trở thành đòn bẩy vững chắc giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí vận hành, bảo vệ quyền lợi người lao động và nâng cao năng lực cạnh tranh. Để nhận tư vấn chuyên sâu về giải pháp phần mềm quản lý nhân sự - tính lương tự động và toàn diện nhất, hãy liên hệ ACCSOFT ngay hôm nay.
