Lương Net là gì và cách quy đổi chuẩn xác giữa các hình thức nhận lương là thắc mắc phổ biến của nhiều người lao động cũng như bộ phận nhân sự khi đàm phán hợp đồng. Việc nắm rõ bản chất lương Net giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí quản trị tài chính và xây dựng quy chế đãi ngộ minh bạch. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết mọi khía cạnh liên quan cùng ACC SOFT.
1. Lương Net là gì?
Lương Net là khoản tiền lương thực tế mà người lao động được nhận về tay mỗi kỳ trả lương, sau khi đã trừ toàn bộ các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc (bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Dù thuật ngữ này không xuất hiện trực tiếp trong văn bản pháp luật lao động, việc thỏa thuận mức lương Net vẫn hoàn toàn hợp pháp dựa trên nguyên tắc tự nguyện giữa hai bên khi ký kết hợp đồng.
Điểm đặc trưng của hình thức trả lương Net là người sử dụng lao động sẽ chịu trách nhiệm tính toán và thay mặt người lao động nộp các khoản đóng bảo hiểm cũng như thuế TNCN cho cơ quan quản lý. Do đó, doanh nghiệp cần hạch toán chính xác chi phí quy đổi Gross sang Net để xây dựng ngân sách nhân sự sát với thực tế vận hành.
2. Quy trình quy đổi và tính toán Lương Net
Để xác định khoản tiền thực nhận cũng như chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra khi trả lương Net, quy trình quy đổi và tính toán được thực hiện theo các bước chi tiết sau.
Bước 1: Xác định thu nhập Net thỏa thuận giữa hai bên.
Thu nhập Net là số tiền cố định mà doanh nghiệp cam kết chi trả trực tiếp vào tài khoản hoặc tiền mặt cho người lao động vào kỳ trả lương hằng tháng.
Bước 2: Xác định các khoản giảm trừ gia cảnh và khoản phụ cấp không chịu thuế.
Kế toán thu thập thông tin về số người phụ thuộc được đăng ký hợp lệ của người lao động để tính mức giảm trừ gia cảnh theo quy định, đồng thời tách riêng các khoản phụ cấp không tính vào thu nhập chịu thuế như tiền ăn trưa, tiền điện thoại, tiền trang phục.
Bước 3: Quy đổi thu nhập Net sang thu nhập làm căn cứ tính thuế (Thu nhập quy đổi).
Sử dụng bảng quy đổi thu nhập không bao gồm thuế sang thu nhập tính thuế theo quy định của pháp luật thuế TNCN hiện hành để xác định thu nhập làm căn cứ tính thuế.
Bước 4: Tính toán nghĩa vụ thuế TNCN và các khoản bảo hiểm bắt buộc do doanh nghiệp gánh vác.
Kế toán tính số thuế TNCN phải nộp theo biểu thuế lũy tiến từng phần dựa trên thu nhập tính thuế vừa quy đổi. Đồng thời, xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm bắt buộc theo thỏa thuận trong hợp đồng để tính ra số tiền bảo hiểm mà doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả thay cho nhân viên.
Bước 5: Tổng hợp tổng chi phí tiền lương Gross thực tế mà doanh nghiệp chi trả.
Chi phí tiền lương Gross tổng cộng mà doanh nghiệp chi trả cho nhân sự sẽ bằng tổng của lương Net thực nhận, tiền đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc (phần của người lao động và phần của người sử dụng lao động) và tiền thuế TNCN phát sinh.
3. Ý nghĩa của lương Net đối với người lao động và doanh nghiệp
Lương Net là số tiền thực nhận mà người lao động cầm về sau khi đã trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc và thuế thu nhập cá nhân. Việc thỏa thuận lương theo hình thức Net giúp người lao động dễ dàng nắm bắt thu nhập thực tế hàng tháng, không bị ảnh hưởng bởi biến động của các khoản khấu trừ.
Đối với doanh nghiệp, khi thỏa thuận trả lương Net, chi phí thực tế phát sinh sẽ cao hơn mức Net đã thỏa thuận vì doanh nghiệp phải chịu thêm phần đóng bảo hiểm và thuế TNCN (nếu có) để đảm bảo người lao động nhận đủ số tiền Net. Do đó, khi đàm phán và ký hợp đồng lao động, hai bên cần làm rõ mức lương được thỏa thuận là Gross hay Net để tránh hiểu nhầm và tranh chấp sau này.
Pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải trả lương theo hình thức Net hay Gross. Hình thức trả lương do hai bên thỏa thuận và ghi trong hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 96 Bộ luật Lao động 2019.
Xem thêm: Top phần mềm chấm công định vị phổ biến
4. So sánh ưu nhược điểm giữa lương Net và lương Gross trong quản trị doanh nghiệp
Về phía người lao động, nhận lương Net mang lại sự tiện lợi và rõ ràng vì số tiền nhận về tay đúng bằng số tiền đã thỏa thuận ban đầu, không cần lo lắng về việc biến động tỷ lệ trích nộp bảo hiểm hay thuế. Tuy nhiên, rủi ro có thể phát sinh nếu doanh nghiệp thiếu minh bạch, tự ý đăng ký mức lương đóng bảo hiểm bắt buộc thấp hơn thực tế, làm ảnh hưởng trực tiếp đến các quyền lợi chế độ như thai sản, ốm đau, tai nạn lao động hay lương hưu sau này.
Về phía doanh nghiệp, việc áp dụng lương Net giúp thu hút nhân sự dễ dàng hơn do con số thu nhập nhận về thể hiện sự hấp dẫn trực tiếp. Mặc dù vậy, doanh nghiệp phải gánh chịu rủi ro gia tăng chi phí khi Nhà nước điều chỉnh tăng mức lương cơ sở, tăng trần đóng bảo hiểm hoặc thay đổi chính sách thuế TNCN, bởi toàn bộ phần chi phí phát sinh tăng thêm này doanh nghiệp sẽ phải chi trả thay cho người lao động.
Xem thêm: Mẫu đơn xin ứng lương
5. Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp đóng bảo hiểm xã hội trên mức lương Net hay lương Gross?
Theo quy định pháp luật lao động, tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Khi ký hợp đồng lương Net, doanh nghiệp và người lao động phải ghi rõ mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm (thường là quy đổi ra mức lương Gross hoặc mức lương cấp bậc) để làm cơ sở trích nộp đúng quy định.
Khi nhận lương Net thì người lao động có phải tự đi quyết toán thuế TNCN không?
Nếu người lao động chỉ có thu nhập từ một nơi và ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay, doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục quyết toán thuế TNCN. Trường hợp người lao động có thu nhập từ hai nơi trở lên, cá nhân đó phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế, khi đó khoản thuế TNCN do công ty nộp thay sẽ được tính là một phần thu nhập chịu thuế.
Công thức quy đổi từ lương Net sang lương Gross có phức tạp không?
Công thức quy đổi từ Net sang Gross khá phức tạp vì phải áp dụng phương pháp tính ngược theo biểu thuế lũy tiến từng phần và tính toán bóc tách các khoản giảm trừ. Tuy nhiên, việc áp dụng các công cụ tính toán tự động hoặc phần mềm nhân sự giúp thực hiện phép tính này chính xác chỉ trong vài giây.
Phần mềm quản lý tiền lương có tự động cập nhật khi chính sách thuế TNCN hoặc tỷ lệ đóng BHXH thay đổi không?
Các giải pháp phần mềm quản lý tiền lương hiện đại được thiết kế với tính năng tùy biến bảng tham số linh hoạt. Khi có sự thay đổi về chính sách pháp luật như điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh, thay đổi biểu thuế hay tỷ lệ trích nộp bảo hiểm, hệ thống sẽ được cập nhật tham số mới để tự động áp dụng cho các kỳ tính lương tiếp theo mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu lịch sử.
Lương Net là gì và phương pháp quản trị khoản thu nhập này ra sao luôn là bài toán quan trọng đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm chắc pháp luật và tối ưu hóa quy trình tính toán. Việc ứng dụng giải pháp phần mềm tự động hóa sẽ giúp tổ chức đảm bảo tính chính xác, minh bạch và nâng cao hiệu quả vận hành. Để nhận tư vấn chuyên sâu về giải pháp phần mềm quản lý nhân sự và tính lương tối ưu, hãy liên hệ ACCSOFT ngay hôm nay.
